Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Zwoleniu - www.pcprzwolen.pl

                                                                                                                            Zwoleń, 01.07.2025 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Dotyczy: Postępowania o udzielenie zamówienia na zadanie pn.  „Świadczenie usług opieki wytchnieniowej w ramach pobytu całodobowego w ośrodku/placówce zapewniającej całodobową opiekę osobom niepełnosprawnym, wpisanej do rejestru właściwego wojewody - zadanie realizowane jest ze środków Funduszu Solidarnościowego w ramach resortowego Programu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej „Opieka wytchnieniowa” dla Jednostek Samorządu Terytorialnego – edycja 2025 - skierowane do 12 osób.

I.                NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Powiat zwoleński, w imieniu którego działa nabywca: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie siedziba: ul. Wojska Polskiego 78, 26-700 Zwoleń, reprezentowany przez Kierownika: Barbarę Śliwa tel.: /48/6763623
NIP: 811-17-66-100, REGON: 671995010
e-mail: pcpr@zwolenpowiat.pl,   strona internetowa Zamawiającego: www.pcprzwolen.pl

II.                 ODSTAWA PRAWNA I TRYB POSTĘPOWANIA

1. Wartość zamówienia poniżej kwot wskazanych w art.2 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.) - zamówienie wyłączone z obowiązku stosowania ustawy.

 III.               OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKOKONAWCAMI

Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z wykonawcami są:

1. Barbara Śliwa – Kierownik PCPR tel.: /48/6763623 e-mail: pcpr@zwolenpowiat.pl.
2. Kamila Jargot- Inspektor PCPR tel.: /48/6763623 e-mail: pcpr@zwolenpowiat.pl.

 IV.                 TERMIN SKŁADANIA ORAZ OTWARCIA PROPOZYCJI CENOWYCH

1. Formularz cenowy należy złożyć w terminie do dnia 15.07.2025 r. do godz. 14:00  przygotowaną zgodnie ze wskazówkami określonymi w Rozdziale VIII.
2. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu składania propozycji cenowej ma data
   i godzina jej wpływu do zamawiającego, a nie data jej wysłania.
3. Propozycje cenowe złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Termin otwarcia formularzy cenowych: 15.07.2025 r. do godz. 15:00.

    V.                 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Kod CPV: 85312400-3
2. Przedmiotem zamówienia jest .  „Świadczenie usług opieki wytchnieniowej w ramach pobytu całodobowego w ośrodku/placówce zapewniającej całodobową opiekę osobom niepełnosprawnym, wpisanej do rejestru właściwego wojewody - zadanie realizowane jest ze środków Funduszu Solidarnościowego w ramach resortowego Programu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej „Opieka wytchnieniowa” dla Jednostek Samorządu Terytorialnego – edycja 2025 - skierowane do 12 osób.
3. Usługa opieki wytchnieniowej ma być świadczona w ramach pobytu całodobowego osób z niepełnosprawnością ze znacznym stopniem niepełnosprawności lub orzeczeniem równoważnym w placówce wpisanej do rejestru właściwego wojewody, która w tym czasie zapewni opiekę w/w osobom, w zastępstwie jej opiekuna faktycznego.
4. Czas trwania pobytu całodobowego – 14 dób w miesiącu wrześniu 2025 r.
5. W ramach opieki wytchnieniowej całodobowej ośrodek/placówka kompleksowo zabezpieczy opiekę osobie niepełnosprawnej, w tym zapewni wyżywienie odpowiednie do jej potrzeb.
6. Wykonawca zobowiązany jest do:
   a) świadczenia usług osobom, którym przyznano pobyt w uzgodnionym terminie,
   b) natychmiastowego powiadomienia Zamawiającego o przyczynie niemożności realizacji usługi,
   c) zapewnienia nieprzerwanego i właściwego przebiegu realizowanego zadania,
   d) prowadzenia oraz przedkładania po zakończonym pobycie do rozliczenia Kartę rozliczenia usług opieki wytchnieniowej w ramach Programu „Opieka wytchnieniowa" dla Jednostek Samorządu Terytorialnego – edycja 2025 potwierdzającą ich wykonanie.
7. W trakcie realizacji umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo nadzoru i kontroli nad prawidłowością i terminowością realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca będzie zobowiązany do udostępniania Zamawiającemu, bądź osobom przez niego upoważnionym, wszelkiej dokumentacji pozwalającej na stwierdzenie prawidłowości realizacji umowy.
8. Wykonawca winien spełniać wszelkie określone przepisami prawa wymogi dotyczące zachowania zasad bezpieczeństwa, umożliwiające zachowanie wymaganego dla charakteru swojej działalności reżimu sanitarnego i bezpieczną realizację oferowanej usługi.
9. Ośrodek/placówka ma obowiązek zapewnić wyżywienie odpowiednie do potrzeb, 
     z uwzględnieniem specjalnej diety osób objętych usługą.
10. Ośrodek/placówka ma obowiązek zapewnić kompleksową opiekę.
11. Zajęcia z terapeutami  (min. 4 godziny dziennie) oraz zajęcia w ramach rehabilitacji (min. 2 zabiegi dziennie).
12. Sposób świadczenia usług powinien uwzględniać stan zdrowia, sprawność fizyczną, intelektualną, indywidualne potrzeby i możliwości podopiecznego, a także prawa człowieka, w tym prawo do godności, wolności, intymności i poczucia bezpieczeństwa.
13. Wykonawca zobowiązany będzie do: udzielania pomocy w podstawowych czynnościach życiowych, pielęgnacyjnych i higienicznych, dopilnowania przyjmowania leków zgodnie z zaleceniami lekarza, monitorowania stanu zdrowia, pomocy w załatwianiu spraw osobistych, pomocy w kontaktach z otoczeniem, organizacji czasu wolnego podczas pobytu.
14. Ośrodek/placówka nie powinna posiadać barier architektonicznych i spełniać kryteria  dostępności , o których mowa w ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.
15. Ośrodek/placówka powinna być zlokalizowana w promieniu nie większym niż 200 km od Zwolenia.
16. Wykonawca zobowiązuje się wykonać czynności objęte przedmiotem zamówienia z należytą starannością, czuwać nad ich prawidłową realizacją i powierzać je osobom posiadającym wymagane kwalifikacje zgodnie z Programem ,,Opieka wytchnieniowa” dla Jednostek Samorządu Terytorialnego – edycja 2025.
17. Kwalifikację do przyznania usługi opieki wytchnieniowej w formie pobytu całodobowego osoby niepełnosprawnej w ośrodku/placówce przeprowadza Zamawiający.
18. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić transport Zwoleń-Wykonawca, Wykonawca-Zwoleń

  VI.       TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin realizacji zamówienia: miesiąc wrzesień 2025 rok.

  VII.     WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

       O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4) i 8) ustawy Pzp oraz na postawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (tj. Dz.U. z 2025 r., poz. 514).
2. Wykaz oświadczeń i dokumentów jakie mają dostarczyć Wykonawca w celu   potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

a) Oferta na formularzu ofertowym;

b) Wykaz posiadania wiedzy i doświadczenia w realizacji usług opieki wytchnieniowej, usług opiekuńczych bądź specjalistycznych usług opiekuńczych;

c)  Wyciąg z rejestru właściwego wojewody, gdzie Wykonawca wpisany jest jako ośrodek/placówka zapewniająca całodobową opiekę osobom niepełnosprawnym.

1. Wymagania wobec wykonawcy:

a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności związanych        z przedmiotem zamówienia - Wykonawca winien być wpisany do rejestru właściwego wojewody, jako ośrodek/placówka zapewniająca całodobową opiekę osobom niepełnosprawnym (do oferty należy dołączyć wyciąg z ww. rejestru),

b) posiada wiedzę i doświadczenie w realizacji usług opieki wytchnieniowej, usługopiekuńczych bądź specjalistycznych usług opiekuńczych - Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich dwóch lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał usługi (usługę), polegające na opiece całodobowej nad  osobami   z niepełnosprawnością.

c) dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym do realizacji przedmiotu zamówienia (brak barier architektonicznych i spełnione kryteria  dostępności, o których mowa  w ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

d) zapewni kadrę do świadczenia usług opieki wytchnieniowej, o kwalifikacjach zgodnych          z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,  które:

- posiadają dokument potwierdzający uzyskanie kwalifikacji w zawodzie: asystent osoby niepełnosprawnej ,pielęgniarka, siostra PCK, opiekun osoby starszej, opiekun medyczny, pedagog, psycholog, terapeuta zajęciowy, fizjoterapeuta lub, za zgodą realizatora Programu, w innych zawodach i specjalnościach o charakterze medycznym lub opiekuńczym, lub

- posiadają co najmniej 6-miesięczne, udokumentowane doświadczenie w udzielaniu

     bezpośredniej pomocy osobom z niepełnosprawnościami, np. doświadczenie zawodowe, doświadczenie w udzielaniu wsparcia osobom z niepełnosprawnościami w formie wolontariatu, lub

-  zostaną wskazane przez uczestnika Programu w Karcie zgłoszenia do Programu

„Opieka wytchnieniowa” dla Jednostek Samorządu Terytorialnego – edycja 2025

1. Spełniają warunki udziału w przedmiotowym postępowaniu.

Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu metodą spełnia/nie spełnia w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach wskazanych
w Rozdziale XII - niespełnienie przez wykonawcę wymaganych warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty.

 VIII.            OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA PROPOZYCJI CENOWYCH

              1. Wykonawca przystępujący do postępowania zobowiązany jest do przygotowania propozycji cenowej w sposób zgodny z zapytaniem ofertowym.

              2. Propozycja cenowa musi zawierać wszystkie wymagane dokumenty określone w Rozdziale XII
             3.   Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną propozycję cenową.
              4. Propozycja cenowa powinna zostać napisana w języku polskim, trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez upoważnionego przedstawiciela wykonawcy.
              5. Propozycję cenową składa się pod rygorem nieważności:

1)      w formie papierowej, opatrzonej własnoręcznym podpisem przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy, za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście lub za pośrednictwem posłańca lub

2)      w formie elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy.

1. Zamawiający uznaje, że podpisem własnoręcznym jest złożony własnoręcznie znak, z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego, a jeżeli własnoręczny znak jest nieczytelny lub nie zawiera imienia i nazwiska to musi on być uzupełniony napisem (np. w formie odcisku pieczęci) z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego.
2. Propozycja cenowa złożona w formie elektronicznej: wypełnione dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym przez osobę(y) uprawnioną(e) do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

1)      Propozycję cenową złożoną elektronicznie (pliki) wykonawca zabezpiecza hasłem;

2)      Dla oferty zabezpieczonej hasłem wykonawca przekazuje  zamawiającemu za pośrednictwem poczty elektronicznej (oddzielny e-mail) hasło do plików oferty;

3)      Przekazanie hasła następuje w ciągu 30 minut, od upływu terminu składania ofert.

1. Propozycję cenową w formie pisemnej  należy złożyć w zaklejonej kopercie z oznaczeniem:

1)      nazwy i adresu zamawiającego;

2)      nazwy i adresu wykonawcy;

3)      z dopiskiem „Świadczenie usług opieki wytchnieniowej w ramach pobytu całodobowego w ośrodku/placówce zapewniającej całodobową opiekę osobom niepełnosprawnym, wpisanej do rejestru właściwego wojewody - zadanie realizowane jest ze środków Funduszu Solidarnościowego w ramach resortowego Programu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej „Opieka wytchnieniowa” dla Jednostek Samorządu Terytorialnego – edycja 2025 - skierowane do 12 osób - nie otwierać przed 15.07.2025 r. do godz. 15:00 .

1. Miejsce składania propozycji cenowych:

1)      W formie papierowej w siedzibie Zamawiającego: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Zwoleniu, ul. Wojska Polskiego 78 , 26 – 700 Zwoleń, zaplecze biurowe – sekretariat, pokój nr 1;

2)      W formie elektronicznej na adres: pcpr@zwolenpowiat.pl. W tytule wiadomości należy wpisać: „Świadczenie usług opieki wytchnieniowej w ramach pobytu całodobowego w ośrodku/placówce zapewniającej całodobową opiekę osobom niepełnosprawnym, wpisanej do rejestru właściwego wojewody - zadanie realizowane jest ze środków Funduszu Solidarnościowego w ramach resortowego Programu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej „Opieka wytchnieniowa” dla Jednostek Samorządu Terytorialnego – edycja 2025

1. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty w całości ponosi wykonawca.

    IX.            OPIS KRYTERIÓW OCENY

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującym/i kryterium/iami:

1. Cena , kryterium wagowe 100%

Punkty za kryterium „Cena oferty” zostaną przyznane według wzoru:

P(c) =  Cn/Co  x 100

gdzie:

P(c) - ilość punktów przyznana ocenianej ofercie w ramach kryterium „Cena oferty”

Cn – najniższa zaoferowana cena w PLN brutto spośród złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu

Co – cena brutto w PLN ocenianej oferty

1. Wynagrodzenia za wykonanie usługi będzie płatne przelewem 30 dni, po otrzymaniu faktury za prawidłowe wykonanie zamówienia, wystawionej w terminie do 7 dni od podpisania protokołu odbioru.
2. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
   1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy który uzyska najwyższą ilość punktów.
   2. Odrzuceniu podlega propozycja nie spełniająca wymagań określonych w zapytaniu ofertowym i złożona po terminie.

         X.            OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

1. Propozycja cenowa musi być wyrażona w polskich złotych (PLN) cyfrowo i słownie         z wyodrębnieniem należnego podatku VAT- jeżeli występuje.
2.  Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty  i składniki związane         z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
3. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawić  w „Formularzu cenowym”- załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
4. Cenę całego przedmiotu zamówienia należy przedstawić w „Formularzu ofertowym    wykonawcy” - załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

     .XI.            WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w niniejszym zaproszeniu.
2. O wynikach postępowania zamawiający zawiadomi wykonawców  za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wybranemu wykonawcy wskaże  telefonicznie, faksem lub e - mailem   miejsce i datę podpisania umowy.
3. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty umieszczona zostanie na tablicy informacyjnej PCPR w Zwoleniu oraz na stronie internetowej: https://bip.pcpr.zwolen.finn.pl/bipkod/026

 

  XII.            WYMAGANE DOKUMENTY

1. Wykonawca zobowiązany jest do złożenia następujących dokumentów:

1)    Wypełnionego formularza cenowego – zgodnie z załącznikiem nr 1;

2)    Wypełnionego formularza ofertowego– zgodnie z załącznikiem nr 2;

3)    Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu- zgodnie z załącznikiem 3 i 4;

4)    Pełnomocnictwa – jeśli jest wymagane.

1. Zamawiający informuje, że dokumenty wymienione w pkt 1 ppkt.1 i 2, nie podlegają uzupełnieniu.

   XIII.            ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA UMOWNE, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY

Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umownych, stanowiących załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego.

    XIV.            KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych                  i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.                      z 2016 r. Nr 119, s.1 ze zm.) - dalej: „RODO” informujemy, że:

1)      Administratorem Państwa danych jest Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie
w Zwoleniu (ul. Wojska Polskiego 78, 26-700 Zwoleń, telefon kontaktowy:
48 6763623).

2)      Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem adresu email: inspektor@cbi24.pl lub pisemnie na adres Administratora.

3)      Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c – ( wypełnienie obowiązku prawnego spoczywającego na administratorze) w związku z postępowaniem                   o udzielenie zamówienia prowadzonego w trybie zapytania ofertowego pn. Świadczenie usługi opieki wytchnieniowej dla Jednostek Samorządu Terytorialnego – edycja 2024.

4)      W związku z przetwarzaniem danych w celu o których mowa w pkt. 3 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

a)      podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa i podmioty przetwarzające realizujące usługi na rzecz Administratora, a także podmioty dla których usługi realizuje Administrator, tylko w zakresie związanym z realizacją tych usług .

b)      inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Zwoleniu przetwarzają dane osobowe dla których Administratorem jest Kierownik Powiatowego Centrum pomocy Rodzinie w Zwoleniu.

5)      Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres związany z realizacją świadczeń                          a następnie zgodnie z przepisami ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie  archiwalnym i archiwach i wydanej na jej podstawie instrukcji archiwizacji PCPR.

6)      Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegać profilowaniu.

7)      Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy

8)      W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:

a)      prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

b)      prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;

c)       prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

d)      prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
(ul. Moniuszki 1a, 00 – 014 Warszawa), w sytuacji, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO);

e)      w przypadku zgody przysługuje  prawo do jej wycofania.

9)      Podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe w zakresie wynikającym  z karty zgłoszenia, w sytuacji gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa. Administrator danych nie ma wówczas obowiązku uzyskania Pani/Pana zgody na przetwarzanie danych. Ich niepodanie w wymaganym zakresie uniemożliwia udział w programie

     XV.            INFORMACJE KOŃCOWE;

1. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych propozycji cenowej.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie.
3. Zamawiający może unieważnić postępowaniem jeżeli:

a)         ocena najkorzystniejszej ofert przekroczy środki finansowe, które Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia,

b)        wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postepowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć,

c)         nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,

d)        postepowanie obarczone jest niemożliwa do usunięcia wadą, uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

  

Na oryginale podpisał

Kierownik Powiatowego Centrum  Pomocy Rodzinie       w Zwoleniu

Barbara Śliwa

  XVI.            ZAŁĄCZNIKI

1. Formularz cenowy–  załącznik nr 1
2. Formularz ofertowy – załącznik nr 2
3. Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia – załącznik nr 3
4. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 4
5. Projekt umowy – załącznik nr 5